КЭДО: какие подписи нужны сотрудникам и работодателю

Коротко о главном

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволяет работодателю и сотрудникам подписывать трудовые договоры, приказы, справки и другие документы электронной подписью, без необходимости печатать и скреплять бумагу скрепкой. Переход на КЭДО в компании — право работодателя, а не обязанность, и он возможен только с письменного согласия каждого работника. Работодатель обычно использует усиленную квалифицированную подпись (УКЭП), работникам достаточно усиленной неквалифицированной (УНЭП), а расходы на выпуск подписей берёт на себя компания. Часть документов — трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда — остаются только в бумажном виде.

В этой статье

• Что такое КЭДО и статьи ТК РФ, которые его регулируют
• Какие трудовые документы можно переводить в электронный вид
• Какие кадровые документы нельзя электронизировать
• Типы электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП и их назначение
• Какая подпись нужна работодателю и какая работнику
• Как получить согласие сотрудника на КЭДО
• Как действовать, если работник отказался от электронного документооборота
• Кто оплачивает выпуск электронных подписей сотрудникам

Что такое КЭДО и почему компании его используют

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система обмена кадровыми документами между работодателем и работниками в электронном виде без бумажных копий. Сотрудник и компания создают документ, подписывают его электронной подписью, и документ остаётся в цифровом архиве. Вместо трудового договора на бумаге работник получает его электронную копию со своей подписью и подписью руководителя компании.

КЭДО сокращает затраты на печать, архивирование и поиск документов. Документы хранятся в защищённой системе, доступны с любого устройства, и их невозможно потерять или затоптать в шкафу. Работодатель может быстро выпускать приказы, зарплатные ведомости и справки, а сотруднику не нужно приходить в офис только для подписания договора.

Статьи ТК РФ, которые регулируют электронный документооборот

Федеральный закон № 377-ФЗ дополнил Трудовой кодекс новыми статьями 22.1, 22.2 и 22.3, которые полностью регулируют КЭДО в трудовых отношениях.

Статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» определяет, что электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение документов в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге, за исключением узкого списка документов. Она указывает, какие документы можно обрабатывать только в электронном формате, какие остаются только на бумаге, и какие информационные системы может использовать работодатель.

Статья 22.2 «Порядок введения электронного документооборота» устанавливает процедуру перехода на КЭДО. Работодатель уведомляет работников письменно не менее чем за 30 дней, после чего запрашивает от каждого письменное согласие. Согласие нужно для каждого работника — в целом компания на КЭДО перейти не может, если хотя бы один сотрудник отказал. Исключение: работники, поступившие на работу после 31 декабря 2021 года и не имевшие трудового стажа до этой даты, автоматически попадают на КЭДО без их согласия.

Статья 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота» описывает технические требования: какие подписи использовать, как хранить документы, как организовать доступ. Она предусматривает возможность для работника отозвать согласие, если добросовестно это сделать. Если работник отозвал согласие, компания должна вернуться к бумажному документообороту для этого сотрудника.

Какие документы можно переводить в электронный вид

Почти все кадровые документы компании могут быть в электронном виде и подписаны электронной подписью. Это касается:

• Трудовых договоров и контрактов
• Приказов (кроме приказа об увольнении — об этом ниже)
• Справок, справок о доходах, справок о периодах работы
• Графиков отпусков и уведомлений об отпуске
• Авансовых отчётов и командировочных документов
• Табелей учёта рабочего времени
• Локальных нормативных актов (положение об оплате труда, правила внутреннего распорядка)
• Служебных записок и внутренних распоряжений
• Приложений к трудовому договору (приложения об условиях работы)

Все эти документы могут создаваться в электронном виде, подписываться цифровой подписью и храниться в системе без бумажных копий — при условии, что работник дал согласие на КЭДО и документ подписан подходящей электронной подписью.

Какие кадровые документы остаются только на бумаге

Часть документов законом запрещено обрабатывать в электронном виде. Эти документы должны оставаться исключительно в бумажном формате:

• Трудовая книжка. С 2021 года в России внедрена электронная трудовая книжка в системе «Работа в России», но это отдельное от КЭДО регулирование. Бумажная трудовая книжка (если работодатель её ещё ведёт) не может быть в электронном виде.
• Акт о несчастном случае на производстве. Даже если в компании произойдёт несчастный случай, акт расследования должен быть оформлен и подписан на бумаге. Цифровая подпись его не легализует.
• Приказ об увольнении. Это исключение часто забывают. Приказ об увольнении работника необходимо оформить на бумаге, даже если остальные документы компания ведёт в КЭДО.
• Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Листы инструктажа, акты вводного инструктажа и всех специальных инструктажей по охране труда и технике безопасности остаются бумажными. Работник должен подписать их собственноручной подписью перьевой ручкой.

Если работодатель пытается «оцифровать» эти документы, они не будут иметь юридической силы. Инспектор по охране труда не признает электронный акт о несчастном случае, а при суде приказ об увольнении в электронном виде не подтвердит корректность увольнения.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Предупреждение от бывалого: когда мы переводили отделение на КЭДО, менеджер по персоналу попробовал подписать электронной подписью приказ об увольнении сотрудника. На проверке у Роспотребнадзора выяснилось, что это неправомерно. Теперь мы ведём чёткий реестр: эти четыре типа документов — всегда на бумаге, даже если работник готов подписать их электронной подписью. Лучше перестраховаться, чем платить штраф.

Типы электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП

Электронная подпись — это криптографический код, который удостоверяет, что документ создал именно тот человек и что документ не менялся после подписания. Существует три основных типа электронных подписей: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП).

ПЭП (простая электронная подпись) — самая слабая защита. Это может быть даже пароль, PIN-код или уникальный код, отправленный на СМС. ПЭП используют для повседневных действий: вход в личный кабинет, подписание счёта в онлайн-банке, согласие на рассылку. Для КЭДО ПЭП недостаточна — закон требует усиленную подпись.

УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись) — подпись с криптографической защитой, которую выпускает удостоверяющий центр. Это уже серьёзный инструмент: сертификат хранит закрытый ключ, без которого расписаться в документе невозможно, и подпись проверяется математическими алгоритмами. УНЭП достаточна для КЭДО, и именно её обычно используют рядовые сотрудники в кадровом документообороте. Она действует только в соответствии с условиями, договорённости между работодателем и работником, и не требует дорогого оборудования.

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) — самая надёжная подпись, аккредитованная государством. Её выпускают лицензированные удостоверяющие центры, она содержит серийный номер сертификата в государственном реестре, и её признают все государственные системы. УКЭП обязательна для подачи документов в налоговую, суды, Росреестр, торговых площадках. Для КЭДО работодатель использует УКЭП, чтобы его подпись была узнаваема и авторитетна.

Какая подпись нужна работодателю и какая работнику

Разные участники КЭДО используют разные подписи, потому что у них разные задачи.

Работодателю нужна УКЭП. Компания — юридическое лицо, поэтому её обязывают использовать квалифицированную подпись. УКЭП подтверждает, что подпись поставил именно этот работодатель, что документ не подделан, и что компания берёт на себя ответственность. Если позже возникнет спор, работник или суд смогут проверить подпись через государственный реестр и убедиться, что это действительно подпись компании.

Работнику достаточно УНЭП. Рядовой сотрудник — физическое лицо, и закон разрешает ему использовать усиленную неквалифицированную подпись для КЭДО. УНЭП дешевле, её проще получить (не требуется личное посещение удостоверяющего центра, иногда можно оформить удалённо), и она обладает достаточной криптографической защитой. Работник может подписывать этой подписью трудовой договор, приказы, справки — всё, что касается его работы в компании. Если компания интегрирует КЭДО с «Госключом» (государственным сервисом), работник может использовать и более простую подпись, однако универсальнее УНЭП.

Важный момент: работник может использовать и УКЭП вместо УНЭП — это более надёжный выбор, но дороже и менее удобен. Однако закон прямо разрешает ему использовать УНЭП, так что компании обычно выпускают сотрудникам именно её.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Лайфхак: когда внедряем КЭДО в компании, сначала получаем УКЭП генеральному директору, а затем уже начинаем выпускать УНЭП сотрудникам. Если спешим с внедрением, может получиться, что подписи у работников готовы, а директор всё ещё ждёт свою — и процесс встаёт. Начните с верхушки, дайте руководителю одобрить процесс со своей квалифицированной подписью, и потом масштабируйте на команду.

Как получить согласие сотрудника на КЭДО

Переход на КЭДО — исключительно добровольный процесс. Работодатель не может заставить сотрудника подписывать договоры электронной подписью, и отказ от КЭДО не может быть основанием для увольнения или наказания.

Порядок получения согласия установлен в статье 22.2 ТК РФ:

1. Работодатель выпускает локальный акт. Это может быть приказ, положение или инструкция, в которых описаны правила электронного документооборота в компании: какие информационные системы используются, как хранятся документы, как устроена безопасность, как подписывают документы.
2. Работодатель письменно уведомляет сотрудников. Не менее чем за 30 дней до введения КЭДО компания должна уведомить каждого работника о предстоящем переходе. Это может быть служебная записка, приказ, отправленное письмо или даже бумажный лист на рабочем столе — главное, чтобы было письменное уведомление.
3. Работодатель просит письменное согласие. После уведомления компания запрашивает у каждого работника письменное согласие. Согласие должно быть добровольным и информированным: работник должен понимать, что он согласен на КЭДО и знать, какие правила установлены. Согласие может быть в виде распечатанного бланка с подписью, электронного письма, подписанной формы в личном кабинете системы КЭДО.
4. Работодатель вводит КЭДО. Только после получения письменного согласия от каждого работника компания может начать использовать КЭДО в отношении этого сотрудника. Если даже один человек не согласился, компания ведёт с ним бумажный документооборот.

Согласие нужно получить до первого использования электронного документооборота. Работник может отозвать согласие в любой момент, если будет добросовестно это делать. Если работник отозвал согласие, компания должна вернуться к бумажным документам для этого сотрудника, и все новые документы с ним подписывать на бумаге.

Что делать, если сотрудник отказался или отозвал согласие

Отказ работника от КЭДО — его право, и компания должна это принять без давления и сопротивления.

Если сотрудник отказался дать согласие в момент введения КЭДО, компания просто продолжает вести документооборот с ним на бумаге. Трудовой договор печатается, подписывается собственноручной подписью обеих сторон, приказы выпускаются на бумаге. Это создаёт больше работы для отдела кадров, но это законно и полностью допустимо.

Если сотрудник уже работал в КЭДО, но отозвал согласие, компания переходит обратно на бумажный документооборот в отношении этого работника. Все новые документы печатаются и подписываются на бумаге. Документы, которые уже подписаны в КЭДО, остаются в цифровом виде (их можно распечатать для архива), но новые документы с этого момента — только бумажные.

Нельзя использовать отказ как повод для санкций. Отсутствие согласия на КЭДО или отзыв согласия не является основанием для:

• Отказа в приёме на работу
• Увольнения
• Снижения должности или зарплаты
• Ограничения в правах
• Какой-либо иной дискриминации

Если работодатель попытается наказать сотрудника за отказ от КЭДО, это нарушение трудового права. Работник может подать жалобу в трудовую инспекцию или судиться с компанией.

Кто оплачивает выпуск подписей

Расходы на получение электронных подписей для сотрудников обычно берёт на себя работодатель. Хотя закон не устанавливает это прямо, на практике именно компания:

• Выбирает удостоверяющий центр, где будут выпускаться подписи
• Заключает договор с удостоверяющим центром
• Платит за выпуск подписей всем сотрудникам
• Платит за обновление подписей, когда они истекают
• Закупает защищённые носители (токены, флешки), если подписи будут храниться на них

Если компания требует от сотрудника оплатить подпись самостоятельно, это не рекомендуется с юридической и практической точки зрения. Подпись — средство, которое компания вводит для своего удобства, поэтому логично, чтобы она покрывала расходы. Кроме того, если сотрудник уволится, компания может попросить вернуть носитель с подписью, что проще сделать, если подпись выпущена компанией.

На некоторых системах КЭДО (например, через «Госключ») работник может использовать государственную подпись бесплатно, и тогда расходы совсем минимальны.

Переводите кадровый документооборот компании на электронный? Получение подписей для работников и руководителя — первый шаг. Мы помогаем выпустить УКЭП и УНЭП, настроить рабочее место и интегрировать КЭДО в ваши бизнес-процессы. Узнайте, как работает Диадок — платформа электронного документооборота от СКБ Контур. Если кроме КЭДО вам нужна отчётность в налоговую, смотрите Контур.Экстерн.

Часто задаваемые вопросы

Итог

Кадровый электронный документооборот позволяет компании отказаться от бумаги и ускорить оформление документов. Переход на КЭДО начинается с выпуска электронных подписей: работодателю нужна квалифицированная подпись (УКЭП), сотрудникам — неквалифицированная (УНЭП). Затем компания получает письменное согласие каждого работника и вводит КЭДО. Почти все кадровые документы можно электронизировать, кроме четырёх: трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда. Работник может отказаться от КЭДО без последствий — это его право, и компания обязана уважать его выбор.