Как получить электронную подпись в налоговой: УЦ ФНС и доверенные лица

Коротко о главном

Руководители организаций, индивидуальные предприниматели и другие лица, назначенные законом, получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС. Сама услуга выпуска бесплатна, но процедура требует личной явки и займёт несколько рабочих дней. Вместо очереди в налоговой инспекции можно обратиться к доверенному лицу ФНС — коммерческой организации, которой ФНС поручила выпускать подписи в своём офисе. Технически подпись остаётся подписью ФНС, но вы получаете помощь с настройкой рабочего места и покупаете уже готовый, протестированный носитель.

В этой статье

• Кому ФНС обязана выпустить квалифицированную подпись по закону
• Как записаться в очередь к УЦ ФНС или в офис доверенного лица
• Какие документы нужны в день получения подписи
• Что такое защищённый носитель и почему его покупают отдельно
• Лицензия КриптоПро: кто платит и когда она работает
• Разница между получением в налоговой и у доверенного лица
• Сроки выпуска и что происходит после получения сертификата
• Установка подписи на рабочее место и проверка, что всё работает

Кому по закону выдают подпись в УЦ ФНС

Электронная подпись, которая работает в кабинете ИП и кабинете организации, а также для отправки документов в налоговую и в кабинет налогоплательщика юрлица, выпускается только одним учреждением — удостоверяющим центром Федеральной налоговой службы. Это нормально: специальных лиц государство доверяет только государственному центру. На практике это значит, что вы не можете выбирать, где брать подпись: закон определяет это за вас. Если хотите понять, как это соотносится с коммерческими удостоверяющими центрами, читайте подробное сравнение УЦ ФНС и коммерческих УЦ.

В списке закона (Федеральный закон № 63-ФЗ) стоят:

• Руководитель юридического лица — генеральный директор, председатель, единственный учредитель, если он может действовать без отдельного руководителя.
• Индивидуальный предприниматель (ИП) — сам по себе, независимо от системы налогообложения.
• Уполномоченные должностные лица — директор филиала, главный бухгалтер, если его полномочия оформлены приказом, а не доверенностью.
• Нотариусы — для работы в системе МВД и удостоверения документов.
• Адвокаты — для судебной защиты и участия в системах документооборота.
• Кадастровые инженеры — для регистрации объектов недвижимости в Росреестре.
• Арбитражные управляющие — при работе в делах о банкротстве.
• Аудиторы — при сдаче отчётности в аудиторский реестр и налоговую.

Для всех остальных — сотрудников, физических лиц, бухгалтеров, если полномочия оформлены доверенностью, — открыт доступ к коммерческому удостоверяющему центру.

Два пути: в налоговую или к доверенному лицу

Получить подпись в УЦ ФНС можно двумя способами. Первый способ — прийти лично в налоговую инспекцию, найти окно УЦ ФНС и стоять в очереди. Второй — обратиться в доверенное лицо ФНС, которое находится рядом с вашим офисом и работает по расписанию, удобному вам.

Доверенное лицо ФНС — это организация, которая заключила договор с федеральной налоговой службой и выпускает подписи от её имени, но в собственном офисе. Обычно это юридические фирмы, бухгалтерские компании, крупные удостоверяющие центры или их филиалы. Технически подпись остаётся подписью УЦ ФНС, поэтому она работает везде, где требуется. Практически получение проще: вы не встаёте в очередь, общаетесь со специалистом, который знает про подписи, и часто получаете помощь с настройкой компьютера.

Мнение эксперта

Наталья Ковалёва

Главный бухгалтер

Лайфхак: если вы во впервые получаете подпись для кабинета, идите к доверенному лицу. Специалист проверит все документы до очереди, поправит заявку на месте, если что-то не так, и не потребует потом второй визит. В налоговой это может растянуться на две явки, если инспектор найдёт недостаток.

Документы, которые нужны с собой

В момент получения подписи вас будут идентифицировать: сотрудник проверит документы, сравнит фотографию и лицо, убедится, что вы именно тот, кому выпускать подпись. Что понадобится взять:

• Паспорт гражданина РФ — оригинал, не копия. Без него ничего не выйдет.
• Для ИП: свидетельство о госрегистрации — подлинник или заверенная копия. Она нужна, чтобы убедиться, что регистрация действительна.
• Для руководителя организации: приказ или выписка из ЕГРЮЛ — документ, который подтверждает, что вы действительно директор. Приказ о назначении или электронная выписка из реестра. Некоторые налоговые принимают протокол собрания учредителей.
• Для уполномоченного лица: приказ о назначении — документ, который показывает полномочия. Доверенность самостоятельно не подходит: полномочия должны быть оформлены как служебные.
• Согласие на обработку персональных данных — если документ не подготовлен заранее, его дадут на месте.

Если вы приносите копии, они должны быть заверены — либо нотариусом, либо печатью организации и подписью руководителя. Электронные выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП полностью эквивалентны оригиналам, если они подписаны квалифицированной подписью.

Некоторые доверенные лица ФНС просят список документов заранее, чтобы вы ничего не забыли. Позвоните перед визитом — не будет лишним.

Запись и подача заявления

В налоговую можно просто прийти в часы приёма, но лучше записаться заранее: есть шанс попасть прямо ко времени и не ждать. На сайте ФНС работает система электронной очереди, где вы сразу видите свой номер и время приёма.

У доверенного лица ФНС почти всегда требуется предварительная запись — звоните в офис, уточняйте, сколько людей в очереди сейчас, и договаривайтесь о времени. Некоторые крупные компании управляют записью через сайт.

Заявление на выпуск подписи вы либо заполняете на месте на бумаге (образец есть), либо подаёте через личный кабинет налогоплательщика, если вы физлицо или ИП. Если заявку подаёте через кабинет, это не значит, что подпись выпустится в кабинете — она всё равно выдаётся в офисе, но бумажную очередь можно пропустить.

Защищённый носитель: что это и почему его покупают отдельно

Электронную подпись нужно где-то хранить. Есть два варианта: или в облаке (в системе ФНС), или на защищённом носителе — токене или флешке. Кабинет ИП и кабинет юрлица работают именно с подписью на носителе, поэтому вам нужно будет купить его отдельно.

Защищённый носитель — это маленькое устройство величиной с флешку, которое содержит криптографические ключи и защищено от копирования. Ключ внутри него находится в зашифрованном виде, и даже если носитель украдут, без пароля (ПИН-кода) ключ всё равно не работает. Вот почему используют специализированные токены — на обычной флешке ключ будет просто отвален и скопирован. Подробнее о выборе носителя смотрите в руководстве по выбору защищённого носителя.

Какие токены подходят: Рутокен, JaCarta, ESMART Token, Актив. Все они аккредитованы по ГОСТ и сертифицированы ФСТЭК. Вы можете купить любой — главное, чтобы на компьютере были установлены драйверы. Большинство выбирает Рутокен, потому что драйвера легко найти и установить.

Носитель покупают отдельно, потому что это аппаратное устройство, которое не входит в услугу выпуска подписи. УЦ ФНС выпускает сам сертификат (фактически — цифровой ключ в защищённом виде), но устройство для его хранения — ваша забота. Доверенное лицо ФНС часто предлагает уже подготовленные токены, куда сразу загружена подпись, и вам не нужно мучиться с драйверами и инициализацией.

Лицензия КриптоПро: кто платит и на какой срок

КриптоПро CSP — это криптопровайдер, программа, которая переводит ключ из носителя в понятный для операционной системы вид. Без него токен просто не будет работать. Это отдельная покупка.

Если вы получили подпись в УЦ ФНС в налоговой, лицензию КриптоПро никто вам не подарит. Вы будете её покупать отдельно, обычно сразу после получения сертификата, когда поймёте, что компьютер подпись не видит.

Если вы получали подпись у доверенного лица ФНС, лицензия часто входит в пакет услуг. Доверенное лицо продаёт вам уже полный комплект: токен с загруженной подписью, установленный КриптоПро, настроенный браузер, протестированный на рабочем месте. После получения подписи многие компании переходят на систему сдачи отчётности, чтобы автоматизировать весь процесс.

Срок действия лицензии КриптоПро совпадает со сроком действия самого сертификата. Когда сертификат истекает, лицензию нужно продлевать или получать новую вместе с новой подписью.

Мнение эксперта

Артём Соколов

Специалист по внедрению ЭДО

Предупреждение от бывалого: не ждите, пока КриптоПро попросится переустановиться. Посмотрите срок действия лицензии заранее (в свойствах программы) и начните обновление за месяц-два до истечения. Иначе в спешке можно потерять на это пару рабочих дней, когда нужно срочно что-нибудь подписать.

Сроки выпуска: сколько дней будет делаться подпись

После того как вы подали заявление и прошли идентификацию, процесс не происходит мгновенно. УЦ ФНС направляет запрос в Минцифры для проверки данных, Минцифры проверяет информацию в единых реестрах, и только потом сертификат выпускается.

Стандартные сроки — от одного до семи рабочих дней. Это не гарантия, а типичный диапазон. Если вы принесли документы без ошибок, всё делается быстрее: иногда за один-два дня. Если в документах найдут недостатки, вас попросят прийти ещё раз.

Когда сертификат будет готов, вас уведомят — либо СМС и письмо на почту, либо вам позвонят. Вы приходите, забираете подпись (в виде файла и/или на носителе) и проверяете, что она работает.

Процесс получения подписи на месте

Когда вы приходите в налоговую или к доверенному лицу с документами, примерно так выглядит процесс:

1. Проверка документов. Специалист смотрит оригиналы паспорта, регистрационных документов, убеждается, что всё в порядке.
2. Идентификация. Сравнивает вашу фотографию с лицом, задаёт вопросы (где работаете, какие полномочия, и т.д.). На этом этапе уже понятно, будет ошибка или всё хорошо.
3. Оформление заявления. Вы либо подписываете уже заготовленное заявление, либо заполняете его сами. Заявление описывает, какой тип подписи вы просите.
4. Выбор хранилища. Если подпись будет на носителе — выбираете модель носителя (Рутокен, JaCarta и т.д.), если у доверенного лица — они его принесут уже подготовленным.
5. Согласие на обработку данных. Подписываете документ, что согласны с условиями обработки персональных данных.
6. Ожидание. После этого вам дают уведомление, когда подпись будет готова, обычно неделя-две.

У доверенного лица ФНС часто всё проходит проще: они готовят заявку заранее, знают, какие документы нужны, и не требуют переделок. Вся процедура идентификации и оформления укладывается в час-два.

Что делать, когда подпись готова: установка на рабочее место

Подпись готова. Вы забрали файл сертификата (обычно это файл с расширением .cer или .pem) и/или токен со сгруженным сертификатом. Теперь нужно оставить его на компьютере, где вы будете работать. Алгоритм такой:

1. Установить драйверы токена. Если подпись на Рутокене — скачайте драйверы с сайта производителя, установите их. Без драйверов компьютер токен не будет видеть. То же самое для JaCarta, ESMART и других носителей.
2. Установить КриптоПро CSP. Скачайте с официального сайта, установите, введите серийный номер лицензии (его должны дать в УЦ или доверенном лице). Для работы с документооборотом используется этот криптопровайдер.
3. Вставить токен в USB-порт. Загрузится интерфейс управления. Нужно ввести ПИН-код токена (его вам выдали при получении) и убедиться, что сертификат на токене виден.
4. Установить плагин браузера. Для входа в кабинеты ФНС нужен плагин, который позволяет браузеру видеть подпись. Обычно это КриптоПро Extension, загружается с того же сайта. Без него центры выдачи подписи часто помогают с установкой.
5. Загрузить корневые сертификаты. Подпись будет казаться недоверенной, если не установлены корневые сертификаты системы. Их скачайте с сайта Минцифры (раздел УЦ ФНС).
6. Перезагрузить браузер и компьютер. Как правило, после установки ПО нужна перезагрузка.

Мнение эксперта

Ирина Лебедева

Руководитель отдела кадров

Лайфхак: перед тем как садиться за отчётность, загляните на тестовую страницу ФНС и попробуйте войти подписью. Если не получилось — значит, что-то установилось неправильно. На этапе тестирования вы потеряете 20 минут, зато потом не будут ломаться сроки сдачи. На этом месте я учу все новые компании, и за редким исключением ошибку находим на первой попытке.

Проверка: что должно работать после установки

Когда всё установлено, проверьте, что подпись действительно работает, прежде чем браться за документы:

• В операционной системе. На компьютере должна появиться папка управления токеном (в Windows обычно это утилита КриптоПро). Вставьте токен, введите ПИН-код, и программа должна показать, что она видит сертификат и ключ.
• В браузере. На тестовой странице ФНС попробуйте войти по подписи. Браузер должен предложить выбрать сертификат, вы выбираете свой, вводите пароль от контейнера — и попадаете в личный кабинет. Если этого не происходит, проверьте, установлен ли плагин.
• Для подписи документов. Если вы используете систему для отправки отчётности или документов, загрузите тестовый файл и попробуйте его подписать. Программа должна попросить токен и пароль, и выпустить подписанный файл.

Ошибки на этом этапе — не беда. Обычно это либо отсутствующий плагин браузера, либо не установлены корневые сертификаты, либо драйверы токена. Каждая из этих проблем решается за несколько минут поиском в интернете или звонком в поддержку.

Всё установили, но подпись не хочет работать в кабинете? Мы помогаем с настройкой рабочего места и даём полную техническую поддержку — найдите офис в вашем городе.

Часто задаваемые вопросы

Итог

Получение подписи в ФНС — обязательная процедура для руководителей и ИП, но неустанное дело. Выберите доверенное лицо ФНС, чтобы не ехать в налоговую, подготовьте документы заранее (паспорт, свидетельство регистрации, приказ о назначении), потратьте день на идентификацию и оформление, подождите несколько дней на выпуск, установите драйверы и ПО — и готово. После этого подпись будет работать везде: в кабинете, в отчётности, в документах с контрагентами, в системах госзакупок. Правильно настроенное рабочее место экономит месяцы нервов в будущем.